§ 623 BGB: Kündigung von Arbeitsverhältnissen erklärt

Wenn Ihnen eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses per E-Mail, WhatsApp oder Fax zugeht, ist sie nach § 623 BGB in der Regel formunwirksam, weil die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform fehlt. § 623 BGB legt für die Schriftform Kündigung fest, dass die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag nur wirksam ist, wenn ein unterschriebenes Papierdokument vorliegt.

Gerade im Berufsalltag in Deutschland, Österreich und der Schweiz führt die schnelle digitale Kommunikation häufig zu vermeidbaren Formfehlern. Wer versteht, wie BGB 623 funktioniert, kann eine wirksame Kündigung rechtssicher erklären oder eine fehlerhafte Erklärung frühzeitig erkennen und fristgerecht reagieren.

Wichtige Fakten auf einen Blick

• § 623 BGB schreibt die Schriftform für jede Kündigung eines Arbeitsverhältnisses vor, ohne eigenhändige Unterschrift auf Papier ist die Kündigung unwirksam.
• E-Mail, Fax, SMS oder mündliche Kündigungen genügen nicht; bei Formmangel besteht das Arbeitsverhältnis unverändert fort.
• Arbeitnehmer müssen binnen drei Wochen Kündigungsschutzklage erheben, um die Unwirksamkeit einer formfehlerhaften Kündigung geltend zu machen.
• Die Schriftform meint nach § 126 BGB ein Papierdokument mit Originalunterschrift; eine eingescannte Unterschrift oder qualifizierte elektronische Signatur ersetzt das bei Kündigungen nicht.
• Auch eine fristlose Kündigung muss schriftlich erfolgen, sonst ist sie nichtig, unabhängig davon, ob ein wichtiger Grund behauptet wird.
• Für Ausbildungsverhältnisse gilt in der Probezeit eine Sonderregel: Nach § 22 Abs. 3 BBiG ist die Kündigung in dieser Phase nicht an die Schriftform gebunden.
• Für Arbeitgeber zählt der nachweisbare Zugang, in der Praxis häufig über persönliche Übergabe mit Zeugen oder Einwurf-Einschreiben, weil Fristen ab Zugang laufen.

Was regelt § 623 BGB bei der Kündigung?

§ 623 BGB regelt die Form, in der ein Kündigung Arbeitsverhältnis rechtlich wirksam erklärt werden kann. Der Kern: Eine Kündigung beendet ein Arbeitsverhältnis nur dann, wenn sie schriftlich erfolgt. Damit entscheidet nicht der Inhalt einer Nachricht allein, sondern die Einhaltung einer gesetzlichen Formvorschrift darüber, ob die Kündigung überhaupt Rechtswirkungen entfaltet.

Die Vorschrift ist zwingendes Recht für die Form. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können die Schriftform nicht wirksam abbedingen, etwa durch eine Klausel im Arbeitsvertrag, die Kündigungen per E-Mail zulässt. In der Praxis schafft das klare Beweispunkte: Es gibt ein dokumentiertes Kündigungsschreiben, eine Unterschrift und einen Zustell- beziehungsweise Zugangsnachweis.

Wichtig ist außerdem die Abgrenzung zu anderen Beendigungsformen, die häufig mit Kündigungen verwechselt werden:

• Aufhebungsvertrag: Die Parteien beenden ein Arbeitsverhältnis einvernehmlich. Auch hierfür ordnet § 623 BGB die Schriftform an.
• Befristung: Ein befristeter Vertrag endet grundsätzlich mit Zeitablauf, ohne dass eine Kündigung notwendig ist. Die Anforderungen an die Befristung ergeben sich aus dem Teilzeit- und Befristungsgesetz, nicht aus § 623 BGB.
• Einvernehmliche Beendigung ohne Vertrag: Formulierungen wie „wir trennen uns im Guten“ per Messenger sind rechtlich keine sichere Beendigung. Ohne schriftlichen Aufhebungsvertrag bleibt das Arbeitsverhältnis grundsätzlich bestehen.

Für die wirtschaftliche Planung ist das zentral: Personalplanung, Lohnkosten, Urlaubsansprüche und Sozialversicherung hängen davon ab, ob die Beendigung wirklich wirksam erklärt wurde.

Der Wortlaut von § 623 BGB im Detail

Der Gesetzestext ist kurz und gerade deshalb in der Praxis so folgenreich. Der Wortlaut von § 623 BGB lautet:

„Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.“ (Quelle: § 623 BGB bei Gesetze-im-Internet)

Jeder Teil des Satzes hat eine konkrete Bedeutung:

• „Beendigung von Arbeitsverhältnissen“ erfasst Arbeitsverträge im klassischen Sinne. Der Schutzmechanismus greift damit für Arbeitnehmer in abhängiger Beschäftigung.
• „durch Kündigung oder Auflösungsvertrag“ erfasst sowohl einseitige Erklärungen (Kündigung) als auch einvernehmliche Beendigungen (Aufhebungsvertrag).
• „bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform“ macht die Form zur Wirksamkeitsvoraussetzung. Formfehler führen nicht zu einer bloßen Beweislastverschiebung, sondern zur Unwirksamkeit.
• „die elektronische Form ist ausgeschlossen“ schließt aus, dass die gesetzliche elektronische Form nach § 126a BGB die Schriftform ersetzen kann.

Der Anwendungsbereich betrifft Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen. Auch ein Arbeitnehmer, der das Arbeitsverhältnis kündigen möchte, muss die Kündigungsform einhalten, sonst endet das Arbeitsverhältnis nicht.

Eine wichtige Ausnahme betrifft Ausbildungsverhältnisse in der Probezeit. Für die Kündigung während der Probezeit bestimmt § 22 Abs. 3 BBiG, dass sie „jederzeit ohne Einhalten einer Kündigungsfrist“ möglich ist und dabei keine Pflicht zur Schriftform besteht. Den genauen Gesetzeswortlaut finden Sie hier: § 22 BBiG bei Gesetze-im-Internet.

Schriftform nach § 623 BGB: Was bedeutet das konkret?

Die Schriftform Kündigung richtet sich nach § 126 BGB. Danach muss eine Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden. (Quelle: § 126 BGB bei Gesetze-im-Internet)

Für die Praxis heißt das: Es muss ein Papierdokument geben, das am Ende eine Originalunterschrift trägt. Ein PDF mit getippter Signaturzeile erfüllt die Schriftform nicht. Auch eine eingescannte Unterschrift ist regelmäßig keine eigenhändige Unterschrift auf der Urkunde, sondern nur eine Kopie.

E-Mail, Fax, SMS, WhatsApp und mündliche Erklärungen reichen nicht aus, wenn es um die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses geht. Ein Fax gilt als Kopie, weil beim Empfänger kein Original mit Originalunterschrift ankommt. Eine E-Mail ist elektronische Kommunikation; § 623 BGB schließt die elektronische Form ausdrücklich aus.

Bei der Unterschrift kommt es auf die Person an, die kündigt:

• Arbeitgeber: Unterschreiben muss eine vertretungsberechtigte Person, zum Beispiel der Geschäftsführer einer GmbH oder eine Person mit wirksamer Vollmacht. In größeren Unternehmen wird häufig durch HR oder Niederlassungsleitung unterschrieben, aber nur, wenn die Vertretungsregelung passt.
• Arbeitnehmer: Die Kündigung muss vom Arbeitnehmer selbst unterschrieben sein. Eine Unterschrift „im Auftrag“ durch Familienangehörige ist für eine eigene Kündigung in der Regel keine sichere Variante.

Eine praktische Mindestanforderung an die Formulierung: Das Schreiben sollte klar erkennen lassen, dass das Arbeitsverhältnis gekündigt wird, und zu welchem Zeitpunkt. Für die Wirksamkeit nach § 623 BGB ist die Schriftform entscheidend, trotzdem verhindert eine klare Datumsangabe spätere Streitigkeiten über Fristen.

Folgen bei Verstoß gegen § 623 BGB

Wird die Schriftform nach § 623 BGB nicht eingehalten, ist die Kündigung wegen Formmangels nichtig. Das bedeutet: Sie entfaltet keine rechtliche Wirkung. Ein Arbeitsverhältnis endet dann nicht, auch wenn eine Partei subjektiv davon ausgeht, dass „gekündigt“ wurde. Typische Beispiele sind eine Kündigung per E-Mail, per Fax oder ein Schreiben ohne eigenhändige Unterschrift.

Die wichtigste praktische Konsequenz: Das Arbeitsverhältnis besteht fort, mit allen Rechten und Pflichten auf beiden Seiten. Der Arbeitnehmer behält grundsätzlich seinen Beschäftigungsanspruch und seinen Anspruch auf Vergütung, der Arbeitgeber bleibt zur Beschäftigung verpflichtet und kann weiterhin Arbeitsleistung verlangen. In der Praxis kann es trotzdem zu Unsicherheiten kommen, etwa wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter nicht mehr einplant oder der Arbeitnehmer nicht mehr zur Arbeit erscheint. Formmangel schützt nicht automatisch vor Folgerisiken, wenn die Situation eskaliert.

Entscheidend ist außerdem die prozessuale Seite: Auch wenn eine formunwirksame Kündigung materiell-rechtlich nichtig ist, sollte die Unwirksamkeit nicht einfach nur „abgewartet“ werden. Regelmäßig ist eine Kündigungsschutzklage erforderlich, um Rechtssicherheit zu schaffen. Dabei gilt die bekannte Frist: Die Klage muss grundsätzlich innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung beim Arbeitsgericht eingehen. Wer diese Frist versäumt, riskiert, dass die Kündigung trotz ihrer Mängel als wirksam behandelt wird oder zumindest erhebliche Nachteile entstehen. Im Zweifel ist daher schnelles Handeln und rechtliche Beratung sinnvoll.

Häufige Fehler und Fallstricke in der Praxis

In der Praxis scheitert die Wirksamkeit einer Kündigung oft an scheinbaren Kleinigkeiten. Zu den klassischen Formfehlern gehört die fehlende Unterschrift oder eine Unterschrift, die nicht als eigenhändige Namensunterschrift erkennbar ist (zum Beispiel nur ein Kürzel). Ebenfalls häufig: Es wird nur eine Kopie statt des Originals übergeben oder versandt. Für die Schriftform muss beim Empfänger ein unterschriebenes Originaldokument ankommen, nicht nur eine Reproduktion.

Ein weiterer Irrtum betrifft die digitale Signatur. Auch wenn qualifizierte elektronische Signaturen in vielen Bereichen rechtlich relevant sind, ist bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen die elektronische Form durch § 623 BGB ausgeschlossen. Ein PDF mit Signaturbild, eine per Signaturdienst „unterzeichnete“ Datei oder eine getippte Namenszeile ersetzt die eigenhändige Unterschrift nicht.

Besonders heikel sind Konstellationen der Vertretung und Vollmacht. Kündigt nicht der Arbeitgeber selbst (zum Beispiel der Geschäftsführer), sondern eine dritte Person, muss diese vertretungsberechtigt sein. Ist die Person zwar intern zuständig, aber ohne ausreichende Vertretungsmacht, kann die Kündigung unwirksam sein. Zusätzlich kann sich die Frage stellen, ob dem Kündigungsschreiben eine Vollmachtsurkunde beizufügen ist, wenn die Vertretungsberechtigung nicht offensichtlich ist. In der Praxis führt das häufig zu Streit: HR unterschreibt, der Arbeitnehmer zweifelt die Berechtigung an, und plötzlich geht es nicht mehr nur um Fristen, sondern um Wirksamkeit.

Auch bei der Übermittlung passieren Fehler: Eine Kündigung als Scan per E-Mail, als Foto per Messenger oder als Fax bleibt rechtlich eine Kopie. Selbst eine eingescannte „Originalunterschrift“ ist keine eigenhändige Unterschrift auf der dem Empfänger zugehenden Urkunde.

Ausnahmen und Sonderfälle bei § 623 BGB

§ 623 BGB stellt die Schriftform für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen als Regelfall auf. Dennoch gibt es Konstellationen, in denen in der Praxis Unsicherheit entsteht. Ein häufig genannter Sonderfall betrifft Ausbildungsverhältnisse in der Probezeit. Hier wird teilweise angenommen, dass das strenge Schriftformerfordernis nicht in jedem Fall zwingend gilt. In der Praxis sollte jedoch auch in der Probezeit einer Ausbildung aus Beweis- und Rechtssicherheitsgründen schriftlich gekündigt werden, schon um Streit über Zugang und Inhalt zu vermeiden.

Keine Ausnahme sind fristlose Kündigungen: Auch wenn es schnell gehen muss, bleibt die Schriftform nach § 623 BGB zwingend. Eine fristlose Kündigung am Telefon, per E-Mail oder per Messenger ist daher nicht wirksam. Wer außerordentlich kündigen will, muss das Kündigungsschreiben als Original mit eigenhändiger Unterschrift erstellen und den Zugang beim Empfänger sicherstellen.

Besonders wichtig sind Aufhebungsverträge. Viele gehen davon aus, dass eine einvernehmliche Beendigung „formfrei“ möglich sei, weil sich beide Seiten einigen. Tatsächlich unterliegen Aufhebungsverträge ebenfalls der Schriftform des § 623 BGB. Das gilt auch für Varianten, die inhaltlich wie ein Aufhebungsvertrag wirken, etwa „Wir beenden das Arbeitsverhältnis im gegenseitigen Einvernehmen zum Datum X“. Ohne unterschriebenes Papierdokument ist eine solche Vereinbarung grundsätzlich unwirksam. Wer eine einvernehmliche Trennung rechtssicher gestalten möchte, sollte daher immer auf ein beidseitig unterzeichnetes Original achten.

Praktische Tipps für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Checkliste für Arbeitgeber, rechtssicher formulieren und überreichen:

• Schriftstück im Original erstellen (Papierurkunde), keine E-Mail, kein Fax, kein Scan.
• Eindeutige Erklärung: „Hiermit kündigen wir das Arbeitsverhältnis…“ (ordentlich oder außerordentlich klar benennen).
• Richtiges Datum und Beendigungszeitpunkt angeben, hilfsweise „zum nächstzulässigen Termin“ ergänzen, um Rechenfehler bei Fristen abzufedern.
• Korrekte Parteien: vollständiger Name und Anschrift des Arbeitnehmers, korrekte Firmierung des Arbeitgebers.
• Eigenhändige Unterschrift einer kündigungsberechtigten Person, im Zweifel Vertretungsnachweis bzw. Vollmacht beifügen, um Zurückweisung zu vermeiden.
• Zugang sicherstellen: Die Kündigung wirkt erst mit Zugang, nicht mit dem Datum auf dem Schreiben.

Dokumentation und Zugangsnachweis: In der Praxis ist nicht nur die Form, sondern auch der Nachweis entscheidend. Geeignet sind die persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung (oder mit Zeugen) sowie eine Zustellung durch Boten mit schriftlicher Zustellnotiz. Beim Einschreiben ist zu beachten: Einwurf-Einschreiben dokumentiert den Einwurf, ein Übergabe-Einschreiben kann scheitern, wenn niemand annimmt. Wichtig ist eine lückenlose Akte (Kopie, Unterschriftsvermerk, Zustellprotokoll).

Ratschläge für Arbeitnehmer: Prüfen Sie nach Erhalt, ob die Kündigung als Original vorliegt und handschriftlich unterschrieben ist. Kontrollieren Sie außerdem: Wer hat unterschrieben, stimmt die Kündigungsart, sind Fristen und Datum plausibel, wurde eine Vollmacht beigefügt. Entscheidend sind Fristen: Häufig muss eine Kündigung innerhalb von 3 Wochen gerichtlich angegriffen werden (Kündigungsschutzklage), sonst gilt sie unter Umständen als wirksam, selbst wenn Formfehler vorliegen. Melden Sie sich zudem frühzeitig bei der Agentur für Arbeit, um Nachteile zu vermeiden.

Fazit: Warum § 623 BGB für beide Seiten wichtig ist

§ 623 BGB macht die Schriftform zur zentralen Spielregel bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen. Das schafft Rechtssicherheit, weil Inhalt, Zeitpunkt und Urheberschaft einer Beendigungserklärung anhand einer unterschriebenen Urkunde nachvollziehbar sind. Gerade im Arbeitsverhältnis, in dem viel mündlich und informell kommuniziert wird, verhindert die Schriftform teure Missverständnisse: Eine hastige Aussage im Gespräch oder eine Nachricht per E-Mail soll nicht aus Versehen existenzielle Folgen auslösen.

Für Arbeitnehmer hat die Vorschrift eine klare Schutzfunktion. Sie zwingt den Arbeitgeber zu einer bewussten, dokumentierten Entscheidung und gibt dem Betroffenen eine verlässliche Grundlage, um Fristen zu prüfen, Beratung einzuholen und gegebenenfalls rechtzeitig zu reagieren. Für Arbeitgeber bedeutet § 623 BGB umgekehrt Klarheit und bessere Beweisbarkeit: Wer sauber formuliert, korrekt unterschreibt und den Zugang nachweisen kann, reduziert Prozessrisiken erheblich.

Die wichtigste Handlungsempfehlung lautet daher: Formvorschriften penibel einhalten und den Zugang dokumentieren (Bote, Empfangsbestätigung, Zeugen, sorgfältige Ablage). Wenn Unsicherheit besteht, etwa bei Vertretungsfragen, Fristen oder Sonderkonstellationen, sollte frühzeitig rechtlicher Rat eingeholt werden, bevor eine unwirksame Erklärung versendet oder eine Frist versäumt wird.

Häufig gestellte Fragen

Gilt eine Kündigung per WhatsApp oder E-Mail wirklich nie?

Nach § 623 BGB fehlt bei WhatsApp und E-Mail die gesetzlich geforderte Schriftform, daher sind solche Erklärungen in der Regel unwirksam. Das gilt auch für Fax, SMS und mündliche Kündigungen. Nur ein unterschriebenes Papierdokument erfüllt die Formvorschrift.

Kann eine eingescannte Unterschrift eine schriftliche Kündigung ersetzen?

Eine eingesannte Unterschrift reicht nicht aus, weil § 126 BGB die Originalunterschrift verlangt. Auch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt bei Kündigungen nicht die von § 623 BGB geforderte Form. Arbeitgeber sollten das Originaldokument mit handschriftlicher Unterschrift verwenden.

Welche Frist habe ich als Arbeitnehmer, wenn die Kündigung formfehlerhaft ist?

Bei einer formfehlerhaften Kündigung müssen Arbeitnehmer innerhalb von drei Wochen Kündigungsschutzklage erheben, um die Unwirksamkeit geltend zu machen. Läuft die Frist unbewusst ab, bleibt der Kündigungsschutz oft unbrauchbar. Eine rechtzeiti­ge rechtliche Beratung kann hier helfen.

Was bedeutet nachweisbarer Zugang bei Arbeitgebern praktisch?

Für Arbeitgeber zählt der nachweisbare Zugang, weil Fristen ab Zugang laufen. Praktisch empfiehlt sich persönliche Übergabe mit Zeugen oder Einwurf-Einschreiben als Nachweis. Empfangsbestätigungen und sorgfältige Ablage stärken die Beweisführung im Streitfall.

Gilt die Schriftform auch für fristlose Kündigungen wegen eines wichtigen Grundes?

Ja, auch fristlose Kündigungen müssen schriftlich erfolgen, sonst sind sie nichtig, unabhängig vom behaupteten wichtigen Grund. Eine bloße Mitteilung per E-Mail genügt nicht. Arbeitgeber sollten im Eilverfahren trotzdem das Papierdokument nachreichen.

Gibt es Ausnahmen für Auszubildende in der Probezeit?

Für Ausbildungsverhältnisse in der Probezeit sieht § 22 Abs. 3 BBiG eine Ausnahme vor, die die Schriftform nicht zwingend macht. Das bedeutet, dass in dieser speziellen Phase formlose Kündigungen rechtlich möglich sind. Danach gelten wieder die strengen Anforderungen des § 623 BGB.

Wie unterscheide ich Kündigung und Aufhebungsvertrag in der Praxis?

Ein Aufhebungsvertrag beendet das Arbeitsverhältnis einvernehmlich und unterliegt ebenfalls der Schriftform nach § 623 BGB. Der Unterschied liegt in der Zustimmung beider Parteien. Fehlt die unterschriebene Urkunde, bleibt das Arbeitsverhältnis unverändert bestehen.